材料歸檔如何做 做材料歸檔的方法

1、確定每一大類，例如你可以根據物件不同分為“顧客”，“供應商”，“同事”等等的檔案夾，用簡寫的名字便於區分類別。

2、按照每個大類下的檔案，再細分，以前面為例，“顧客”資料夾裡我們可以再以每個顧客的名字或者程式碼進行進一步細分。

3、同一資料夾下的同類檔案統一命名。繼續以前面為例，在具體到某一客戶的資料夾裡，如果有多個訂單資訊，我們可以統一檔案的名字為PO+年月日，如果是多個報價單，我們可以統一檔名為Q（quotation）+年月日，其他以此類推，如果是非常規性的檔案，則不需要這樣做，例如某次特別的圖紙要求就直接按圖紙內容命名就可。

4、增加“已完成”與“正在進行”的資料夾，並且要定期（例如每週或者每半個月）把不需要繼續跟進的資料夾放進“已完成”裡面。這樣便於進行目標視覺化跟蹤及管理。

5、不要在一個資料夾裡放太多東西，若同類檔案達到一定數量，可以建立子資料夾集中放置，例如你已經按年份進行歸檔，但是由於從2000年開始也有20個年頭了，如果你覺得這20個資料夾有點礙眼的話，你可以再建立一個“往年文件”把20年之前的資料夾全部放進去。

6、不要儲存不必要的檔案。刪除非必要，無關重要的檔案（例如溝通過程對某檔案作出多次修改時，只要最終版本確定下來了，就可以把中間的修改版次刪除了）。